Jak ze szpitala robiono e-szpital


08-09-2018 20:09:13

Prawie 60 mln zł kosztował ukończony trzy lata temu Podlaski System Informacyjny e-Zdrowie. Nowoczesny i potencjalnie użyteczny przegrał z... ludźmi. Zdaniem Najwyższej Izby Kontroli niezmiennie największą przeszkodą we wdrażaniu e-systemów w opiece zdrowotnej jest przywiązanie personelu medycznego do dokumentacji papierowej, która niemal we wszystkich skontrolowanych placówkach wciąż wygrywa z dokumentacją elektroniczną.

Informatyzacja służby zdrowia na Podlasiu, rozpoczęta w 2011 r., była jednym z największych projektów informatycznych realizowanych w regionie. Objęła 26 podmiotów leczniczych, 10 starostw powiatowych i urząd marszałkowski. Miała służyć trzem grupom odbiorców: pacjentom, placówkom leczniczym i ich personelowi oraz organom założycielskim szpitali.

Systemowa fikcja

Pacjenci mieli uzyskać łatwy dostęp do swojej kompletnej elektronicznej dokumentacji medycznej oraz wygodnie i szybko rejestrować się do lekarza przez portal e-usługi medyczne. Dzięki repozytorium elektronicznej dokumentacji medycznej szpitale i poradnie miały otrzymać prosty i bezpieczny dostęp do dokumentacji pacjentów ze wszystkich szpitali w regionie, usprawnić wewnętrzny obieg dokumentów i – oczywiście – zaoszczędzić na niepotrzebnym już archiwizowaniu danych na papierze. Z kolei organy założycielskie, posługując się portalem menedżerskim, miały zyskać na poprawie jakości nadzoru nad szpitalami. To w teorii.

Zakładanych korzyści nie widać do dzisiaj, a ustalenia kontroli NIK wskazują, że jedną z ważniejszych przyczyn był brak odpowiedniego, profesjonalnego podejścia do wdrożenia projektu, zaś błędy, które się tu pojawiły, są symptomatyczne nie tylko dla województwa podlaskiego, ale dla służby zdrowia w całej Polsce.

Można powiedzieć, iż wyniki kontroli NIK są doskonałą instrukcją, jak nie wdrażać rozwiązań informatycznych w szpitalach.

Na koniec kolejki

Największy szpital w województwie – Uniwersytecki Szpital Kliniczny w Białymstoku (USK) – w ogóle nie udostępnił możliwości e-rejestracji w 16 z 40 swoich poradni. Zaś do 24 poradni, w których system „działał”, i tak nie można było się zdalnie zapisać, ponieważ źle przeprowadzono integrację systemu informatycznego szpitala z systemem informatycznym obsługującym platformę regionalną. Zapewne nie bez wpływu pozostał tu fakt, że w proces były zaangażowany trzy firmy: jedna wdrożyła system informatyczny w szpitalu, druga  dostarczyła oprogramowanie dla platformy regionalnej, a trzecia przeprowadzała proces integracji obu systemów – jak widać nieskutecznie.

W 7 z 10 skontrolowanych szpitali pacjenci rejestrujący się elektronicznie do poradni otrzymywali nieprawidłowe informacje o terminie swojej wizyty. Inny dzień widoczny był na portalu pacjenta, a inny, gdy potem potwierdzano wizytę osobiście lub przez telefon. Co ciekawe, zawsze potwierdzony termin był późniejszy niż zapis w systemie e-usługi medyczne. Jak podkreśla prezes NIK, nie oznaczało to jednak, że pacjenci korzystający z rejestracji elektronicznej byli w szczególny sposób uprzywilejowani. Przeciwnie, terminy w systemie elektronicznym były nieaktualne, gdyż „obowiązujące" listy pacjentów oczekujących nadal prowadzono na papierze, np. w kalendarzach, i nie przenoszono ich na bieżąco do systemu elektronicznego. Pacjenci rejestrowali się więc przez portal e-zdrowie na nieistniejący termin i dopiero podczas potwierdzania terminu wizyty byli przez personel poradni przesuwani do tyłu w kolejce na dzień zgodny z wpisem w kalendarzu.

Nie ma chyba skuteczniejszego sposobu do zniechęcenia pacjentów do korzystania z systemu informatycznego.

W trzech szpitalach ograniczono możliwość elektronicznej rejestracji do kilku godzin tygodniowo – np. na wizytę w przychodni okulistycznej można było umówić się tylko do jednego lekarza i tylko jednego dnia od 8.30 do 9.30, chociaż poradnia była czynna przez 5 dni w tygodniu od 8.00 do 14.00, a przyjmowało w niej 14 lekarzy.

Co szósty skontrolowany szpital nie potwierdzał wizyt zarejestrowanych elektronicznie, a do jednej trzeciej poradni w ogóle nie można było się zarejestrować z powodu błędu systemowego.

Dane nie dla ludzi

W repozytorium elektronicznej dokumentacji medycznej nie udostępniono pacjentom kompletnej dokumentacji. Wytypowano tylko 7 dokumentów (skierowania, zlecenia, recepty, zwolnienia, opisy konsultacji lekarskich, karty wypisowe i opisy badań obrazowych), ale i tak w trzech czwartych placówek pacjent nie miał do nich wglądu.

Czasami jedynym wpisem w dokumentacji elektronicznej było... odesłanie do dokumentacji papierowej. W 9 z 10 skontrolowanych podmiotów leczniczych nie udostępniano takich dokumentów, jak: karta obserwacji porodu, karta indywidualnej opieki pielęgniarskiej, karta obserwacji pooperacyjnej czy karta gorączkowa. Dziesiąty szpital (USK w Białymstoku) wybrał osobne rozwiązanie, postanawiając... w ogóle nie udostępniać pacjentom żadnych dokumentów medycznych. Ani jedna skontrolowana placówka nie zastąpiła papierowego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym. Biorąc pod uwagę „rzetelność" dokumentacji elektronicznej, nie jest to chyba najgorsza informacja.

Katastrofa w promilach

W marcu 2016 r. (wówczas to NIK zakończyła czynności kontrolne) tylko 0,03% pacjentów wyraziło pisemną zgodę na dostęp do swojej elektronicznej dokumentacji medycznej. Konta na portalu założyło 0,3% mieszkańców województwa, a aktywował je zaledwie co dziesiąty z tego jakże marnego odsetka.

W 2016 r. po zdalnym umówieniu terminu wizyty (a potem potwierdzeniu jej przez telefon, co zawsze kończyło się zderzeniem się z przekazaną przez panią rejestratorkę informacją, że termin na portalu nijak się ma do terminu w kalendarzu) udzielono... 0,07% świadczeń medycznych.

Za pośrednictwem portalu menedżerskiego pracownicy starostw powiatowych i urzędu marszałkowskiego uzyskali dostęp on-line do analiz, w praktyce jednak system nie zadziałał. Dane w blisko połowie sprawdzonych przez NIK raportów były niezgodne z danymi źródłowymi. Dotyczyło to dokumentów finansowych, raportów z procesu leczenia oraz raportów rozliczeń z NFZ. Przyczyna tkwi w nieodpowiedniej integracji systemu finansowo-kadrowego i systemu obsługi pacjenta. W połowie szpitali nie stosowano systemu elektronicznego do kalkulacji kosztów leczenia.

75% placówek nie wykorzystywało sprzętu, jak drukarki specjalistyczne czy czytniki kodów kreskowych, chociaż już w 2011 r. na szpitale nałożono obowiązek zaopatrywania pacjentów w opaski zawierające zamiast danych personalnych znaki identyfikacyjne. Bezpieczeństwo danych w ogóle pozostawiało wiele do życzenia – np. w większości skontrolowanych szpitali osoby, które już nie pracowały, nadal miały swobodny dostęp do danych pacjentów. Świadczy to nie tylko o lekceważeniu przepisów o ochronie danych osobowych, ale też o niewłaściwym przepływie informacji między kadrami a służbami informatycznymi. UKS oferował dostęp do części komputerów bez potrzeby logowania się i podawania hasła.

Konsultacje i rekomendacje

Szukając odpowiedzi, dlaczego w województwie podlaskim system się nie przyjął, warto przytoczyć jeszcze parę liczb: otóż w 90% placówek nie powołano zespołu, którego zadaniem byłoby wdrożenie projektu, 60% szpitali w ogóle nie konsultowało projektu ze swoim personelem, a urząd marszałkowski wyznaczył... 4-dniowy termin opiniowania dokumentacji.

Być może teraz stan faktyczny już wygląda nieco lepiej, lecz jak podsumowuje prezes Kwiatkowski : – Nie mam żadnej wątpliwości, że w informatyzacji szeroko rozumianej polskiej służby zdrowia, więcej przed nami, a to co za nami, raczej chcielibyśmy spowić całunem milczenia. Wszystko to jednak nie powinno zniechęcać nas do działania. Wystarczy zmiana nastawienia i otwarcie się użytkowników na nowe narzędzia, by regionalna platforma e-Zdrowie zaczęła działać z korzyścią dla pacjentów, medyków i urzędników tak, jak zakładano.

Irena Fober

Raport NIK w sprawie Podlaskiego Systemu Informacyjnego e-Zdrowie został zaprezentowany przez prezesa NIK Krzysztofa Kwiatkowskiego podczas konferencji „Technologie informatyczne w medycynie - III edycja, RODO, e-recepta, e-zwolnienie, e-dokumentacja”. W przyszłym roku NIK planuje podjęcie podobnej kontroli na próbie ogólnopolskiej.

Komentuje Waldemar Ruksć

eNOT.pl - Portal Naczelnej Organizacji Technicznej | eNOT.pl