Modułowe zarządzania transportem w MPWiK

Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A. w Warszawie ma liczącą ponad 400 aut flotę pojazdów. Do ubiegłego roku cała ewidencja zleceń transportowych zużycia paliwa, przejechanych kilometrów odbywała się tradycyjnie. Kierowcy wypełniali swoje karty i raz na kwartał je przekazywali. Było ich każdorazowo ponad 20 tys. Nie da się ukryć, że taki sposób kontroli nie był ani efektywny, ani dokładny.

Coraz pilniejszą sprawą stawało się więc scentralizowanie zarządzania flotą samochodową, a zwłaszcza kontrola zużycia paliwa i ujednolicenie bazy danych o pojazdach i sprzęcie. Aby zrealizować ten cel Pion Wsparcia w Miejskim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji S.A. uruchomił zintegrowany system zarządzania transportem. System ten oparty jest o moduł remontowy IFS Applications oraz System Monitorowania Pojazdów SMOK. Funkcjonalność modułu IFS Remonty w połączeniu z rozwiązaniem firmy ELTE GPS - systemem do monitorowania zużycia paliwa oraz lokalizacji pojazdów, umożliwiła MPWiK zintegrowane zarządzanie całą flotą samochodową  i zaawansowanym sprzętem technicznym. Firma LTE dostarczyła też ekrany LCD do pojazdów.

Obecnie kierowcy odbierają na ekranie zlecenia transportowe wysyłane z sytemu IFS Applications, potwierdzają odbiór i ruszają w trasę. Od momentu potwierdzenia zlecenia system oblicza zużycie paliwa. Cała historia zgłoszenia jest wysyłana automatycznie do sytemu ERP IFS Application.

Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A. m.in. za ten projekt zdobyło tytuł Lidera Informatyki 2014 w kategorii Sektor użyteczności publicznej w 18. edycji konkursu zorganizowanego przez Computerworld Polska. To prestiżowe wyróżnienie zostało przyznane za innowacyjne wykorzystanie IT w działalności biznesowej. Konkurs Lider Informatyki, organizowany przez redakcję magazynu Computerworld, promuje przedsiębiorstwa i instytucje działające w Polsce, które w sposób innowacyjny i efektywny wykorzystują technologie ICT. Z grona kilkudziesięciu firm i instytucji, które zgłosiły się do 18. edycji konkursu Lider Informatyki, jury wybrało finalistów, a wyniki konkursu ogłoszono podczas uroczystej gali, która odbyła się 25 września w Warszawie.

Wdrożenie zakończyło się sukcesem m.in. dzięki dobrze sprecyzowanym potrzebom biznesowym, odpowiedniemu podziałowi zadań w projekcie oraz szczegółowo zaplanowanemu harmonogramowi projektu.

Dzięki temu wdrożeniu nastąpiła:

• Modernizacja środowiska sprzętowo-softwarowego (serwery Alpha, baza PROGRESS).

• Optymalizacja zarządzania procesami transportowymi oraz flotą MPWiK.

• Eliminacja papierowych kart drogowych (~20 000/m-c).

• Elektroniczna ewidencja wykorzystania drobnego sprzętu.

• Zwiększenie kontroli nad zużyciem paliwa – nadzór GPS.

• Automatyczne rozliczenie czasy pracy kierowców.

• Automatyczne rozliczanie kosztów eksploatacji, remontów i napraw pojazdów i sprzętu.

Korzyści biznesowe osiągnięte z wdrożenia systemu:

• Eliminacja dokumentów papierowych m.in. kart drogowych (~20 000/m-c) - kosztów pracy związanych z koniecznością ich wprowadzenia do systemu, kosztów wydruków.

• Zmniejszenie zużycia paliwa o ok. 30%.

• Zwiększenie kontroli nad zużyciem paliwa – dostępność informacji o trasach, zużyciu paliwa, kosztach oraz tankowniach w ramach systemu zintegrowanego IFS oraz SMOK.

• Centralizacja i ujednolicenie danych dotyczących bazy pojazdów i sprzętu.

• Automatyczne rozliczanie kosztów eksploatacji, materiałów, czasu pracy kierowców, remontów i napraw pojazdów i sprzętu.

• Znaczne ograniczenie błędnie rejestrowanych danych poprzez wykorzystanie automatycznej rejestracji i wymiany danych pomiędzy zintegrowanymi systemami IFS Applications, SMOK, MB_GIS.

• Zwiększenie kontroli nad obsługą posiadanych pojazdów i sprzętu, aktualnością badań i uprawnień kierowców wymaganych przez system w celu ich wykorzystania.

• Modernizacja środowiska sprzętowo-softwarowego: minimalizacja ryzyka wystąpienia awarii, zmniejszenie kosztów wsparcia poprzez wspólną umowę na serwis wszystkich modułów w ramach systemu zintegrowanego klasy ERP IFS Applications.

• Centralizacja (ułatwienie dostępu) danych o pojazdach i sprzęcie.

• Optymalne wykorzystanie transportu oraz zmniejszenie jego niedostępności poprzez stosowania funkcjonalności „profilaktyka”.

• Ograniczenie personelu niezbędnego do rejestracji danych i kontroli procesów związanych z eksploatacją pojazdów. Zmniejszenie kosztów obsługi procesów związanych z obsługą transportu.

• Maksymalne ograniczenie kradzieży paliwa poprzez stosowanie odpowiedniej aparatury pomiarowej oraz konfigurację odpowiednich alarmów o tego typu zdarzeniach na pulpicie osoby nadzorującej pracę kierowców.

• Eliminację nieuzasadnionych wyjazdów transportu dzięki odpowiedniej architekturze i logice systemu. Każdy wyjazd musi mieć wygenerowane zlecenie przez dyspozytora.

Na koniec najważniejsze: koszty wdrożenia systemu zwróciły się w krótkim okresie czasu.

                                               Inż. Wiesław Martyniuk

Autor jest dyrektorem Pionu Wsparcia w Miejskim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji SA w Warszawie