Rozmowa z Elżbietą Dobrowolską – dyrektor Departamentu Prewencji i Rehabilitacji w Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
Na początek kilka słów na temat samego konkursu. Skąd taki pomysł? Kiedy ruszył, ile firm wzięło w nim udział?
Jak wszystkie działania ZUS, również konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej ma swoją podstawę w przepisach. Konkurs jest zadaniem, które realizujemy w ramach prewencji wypadkowej na podstawie przepisów określonych w tzw. ustawie wypadkowej[1].
Celem prewencji wypadkowej jest zapobieganie wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym. By ten cel osiągnąć, zwracamy uwagę pracodawców, jak istotne jest zapewnienie pracownikom odpowiednich – bezpiecznych i higienicznych – warunków pracy. Dzięki odpowiednim działaniom pracodawców, które zmniejszą narażenie na szkodliwe oraz uciążliwe czynniki w środowisku pracy, pracownicy mają szansę na utrzymanie zdolności do pracy. Po prostu rzadziej chorują i rzadziej ulegają wypadkom przy pracy. Korzystają na tym zarówno pracownicy, jaki i pracodawcy.
Już od 2013 r. dofinansowujemy działania płatników składek w zakresie poprawy warunków pracy. Łącznie przez 11 lat obsłużyliśmy ponad 37 tys. wniosków o dofinansowanie. Od 2018 r. – w wyniku zmian legislacyjnych – przy dofinansowaniu obowiązuje formuła konkursowa. W tym okresie wpłynęło do nas ponad 26 tys. wniosków
Ile pieniędzy zostało dotychczas wydanych w tym konkursie? Jakie są jego efekty? Czy ZUS ocenia skuteczność działań podejmowanych przez firmy otrzymujące dotacje?
Wartość przyznanego w danym roku dofinansowania zależy od środków finansowych, które zostaną zaplanowane na prewencję wypadkową w Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W ramach zaplanowanego budżetu zawieramy z wnioskodawcami umowy o dofinansowanie.
Łącznie od początku realizacji programu dofinansowania zawarliśmy ponad 11 tys. umów o dofinansowanie na łączną kwotę prawie 890 mln zł. Dzięki dofinansowaniu ponad 130 tys. pracowników otrzymało szansę na bezpieczniejsze warunki pracy na swoich stanowiskach. Tylu pracowników objętych było działaniami realizowanymi w ramach projektów, na które płatnicy składek otrzymali dofinansowanie.
Oczywiście oceniamy skuteczność działań podejmowanych przez płatników, które mają poprawić bezpieczeństwo pracy. Przyznajemy środki publiczne i dbamy, by zostały efektywnie wykorzystane. W zakresie oceny działań współpracujemy z Centralnym Instytutem Ochrony Pracy – Państwowym Instytutem Badawczym (CIOP-PIB). Zatrudnia on ekspertów w dziedzinie bhp, którzy specjalizują się w różnych obszarach technicznych. Eksperci CIOP-PIB wykonują ocenę merytoryczną wniosków o dofinansowanie oraz przeprowadzają kontrole w trakcie realizacji projektu, po jego zakończeniu oraz kontrole trwałości.
Pierwsza weryfikacja odbywa się już na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Poza warunkami formalnymi, jakie musi spełnić wnioskodawca, taki wniosek przechodzi przede wszystkim ocenę merytoryczną. Eksperci oceniają działania zaplanowane w projekcie na tle warunków pracy, jakie występują na stanowiskach pracy objętych projektem. Następnie przyznają punktację za poszczególne kryteria oceny. Od liczby uzyskanych punktów zależy, czy projekt zakwalifikuje się do dofinansowania, czy nie.
Kolejnym etapem, w którym sprawdzamy skuteczność działań objętych dofinansowaniem jest rozliczenie projektu. Po zakończeniu realizacji projektu wnioskodawca składa sprawozdanie wraz z wymaganą dokumentacją. Na tej podstawie oceniamy, jak wnioskodawca wykorzystał przyznane mu środki publiczne i czy osiągnął cele, które określił we wniosku. O ile zmniejszyły swoje oddziaływanie niekorzystne czynniki występujące w środowisku pracy. Od wyników oceny realizacji projektu zależy zatwierdzenie jego odbioru i sposób rozliczenia. Ponadto jeszcze przez 3 lata po odbiorze projektu wnioskodawca musi utrzymać trwałość projektu, czyli rezultaty dofinansowanych działań.
Najważniejszym efektem naszych działań jest poprawa warunków pracy. Z ankiet przeprowadzonych wśród wnioskodawców, którzy zakończyli realizację swoich projektów wynika, że gdyby nie dofinansowanie, to blisko 80% z nich nie podjęłoby takich działań.
Czy kryteria konkursu się zmieniły w ciągu ostatnich lat? To znaczy, czy modyfikujecie państwo obszary, w których szczególnie chcecie poprawić warunki pracy?
Wszystkie zasady dofinansowania określa regulamin konkursu wraz z załącznikami. Od 2022 r. kryteria oceny wniosków pozostają bez zmian. Wcześniej podlegały modyfikacjom głównie w zakresie formalnym. Nie zmienialiśmy obszarów technicznych, które są objęte dofinansowaniem. Najczęściej zmiany dotyczyły zakresu działań, jakie wnioskodawcy mogli zrealizować w ramach dofinansowania.
Każdego roku dokumentacja konkursowa podlega analizie i dostosowaniu do aktualnych warunków rynkowych i technologicznych. We współpracy z CIOP-PIB ustalamy katalog działań inwestycyjnych i doradczych, które podlegają dofinansowaniu. W załączniku do regulaminu konkursu wskazujemy, na jakie działania można otrzymać dofinansowanie, jakie dodatkowe dokumenty są dla danego działania wymagane oraz czy są jakieś ograniczenia kwotowe dla danego działania.
Do kogo jest skierowany konkurs, kto może wziąć w nim udział i na co można dostać dofinansowanie? Czy coś się zmieni w najbliższej edycji? Jakie będą progi dofinasowania? Jaki przedmiot dofinansowania?
Warunki udziału w konkursie określa przede wszystkim wspomniana ustawa wypadkowa.
Przedsiębiorstwo może wziąć udział w konkursie, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:
1. jest płatnikiem składek
2. nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
3. nie zalega z opłacaniem podatków
4. nie znajduje się w stanie upadłości, pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania układowego z wierzycielem
5. nie ubiega się o dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia: − wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania − zwrotu dofinansowania, do którego był zobowiązany.
Dofinansowujemy działania, których celem jest zmniejszenie oddziaływania niekorzystnych czynników, jakie występują w środowisku pracy, jak np. mikroklimat gorący lub zimny, czynniki biologiczne, chemiczne, mechaniczne, pyły, hałas, ale także obciążenie fizyczne, statyczne lub dynamiczne czy niewłaściwe oświetlenie elektryczne. W ramach konkursu można uzyskać dofinansowanie na projekty: ·
– inwestycyjne – dotyczą bezpieczeństwa technicznego – rozwoju, modyfikacji i usprawnienia stanu technicznego maszyn, urządzeń oraz systemów i środków ochronnych; albo
– inwestycyjno-doradcze – łączą działania inwestycyjne oraz działania doradcze po zakończeniu realizacji inwestycji w ramach projektu, które dotyczą:
– identyfikacji zagrożeń w miejscu pracy;
– udokumentowania oceny ryzyka zawodowego związanego z tymi zagrożeniami;
– wykonania pomiarów stężeń i natężeń czynników szkodliwych i uciążliwych, występujących w miejscu pracy.
Na chwilę obecną nie mogę przedstawić szczegółów najbliższej edycji konkursu. Trwają prace nad dokumentacją konkursową, która określi działania objęte dofinansowaniem, progi dofinansowania oraz wszystkie wymagania.
Na pewno nie ulegnie zmianie przedmiot dofinansowania – będziemy dofinansowywać działania, które pozwolą na osiągnięcie celu konkursu – projekty muszą dotyczyć:
1) poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy,
2) zmniejszenia zagrożenia wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi,
3) zredukowania niekorzystnego oddziaływania czynników ryzyka na stanowiskach pracy.
Jak duże jest zainteresowanie konkursem i jak się zmieniało od pierwszej edycji do teraz? Jaki procent złożonych wniosków otrzymuje dofinansowanie?
Z roku na rok konkurs cieszy się coraz większym zainteresowaniem. Zwłaszcza w ostatnich dwóch latach zainteresowanie to znacznie wzrosło . W 2023 i 2024 r. liczba złożonych wniosków przekroczyła 5 tys. Podczas gdy w 2021 r. przyjęliśmy 3,4 tys., a w 2022 r. niecałe 4 tys. wniosków. Wykres obok przedstawia, jak kształtowało się to w poszczególnych latach konkursowych.
Dofinansowanie otrzymują projekty, które pozytywnie przejdą ocenę formalną i merytoryczną. Takie projekty umieszczamy na liście rankingowej. Ogłaszamy ją na naszej stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Nie wszystkie jednak projekty, które znajdą się na liście rankingowej kwalifikują się do dofinansowania. Otrzymają je te projekty, których kwota dofinansowania zmieści się w budżecie konkursu w kolejności przyznanej punktacji. Faktyczne dofinansowanie otrzymują wnioskodawcy, z którymi zawrzemy umowę o dofinansowanie.
W każdej edycji konkursu zawieramy ponad tysiąc umów. Udział procentowy dofinansowanych projektów zależy od liczby wniosków złożonych w danym konkursie. Waha się on pomiędzy 22 a 30%.
Jakie są najczęściej popełniane błędy przy składaniu wniosków? Co możemy podpowiedzieć firmom zainteresowanym wzięciem udziału w konkursie?
Najczęściej projekty, które nie zostaną umieszczone na liście rankingowej, są wykluczane podczas oceny formalnej. Część wniosków nie podlega rozpatrzeniu, ponieważ wnioskodawcy nie spełniają warunku niezalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jednak w dużej mierze wnioskodawcy popełniają błędy przy wypełnianiu wniosku oraz kompletowaniu wymaganej dokumentacji. Żeby odpowiednio przygotować się do złożenia wniosku o dofinansowanie, płatnik składek powinien przede wszystkim dokładnie zapoznać się z dokumentacją konkursową. Jest ona dostępna na naszej stronie internetowej i opublikowana w BIP razem z ogłoszeniem konkursu. Jak już mówiłam, warunki udziału w konkursie, zasady dofinansowania oraz wymagania formalne określa regulamin konkursu. Wymieniamy w nim, jakie podstawowe dokumenty powinien złożyć wnioskodawca.
W załączniku nr 4 do regulaminu (katalog działań inwestycyjnych i doradczych) określamy, jakie działania podlegają dofinansowaniu. Przy części z tych działań wskazujemy dodatkowe dokumenty, które są wymagane, jeżeli wnioskodawca chce realizować działania w ramach danego punktu katalogu działań. Załącznik nr 3 do regulaminu to instrukcja wypełniania i wysyłania wniosku o dofinansowanie. Opisuje krok po kroku, jak wypełnić poszczególne pola formularza wniosku. Załączniki nr 7 i 8 to z kolei wytyczne do opracowania oceny ryzyka zawodowego oraz oceny obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego.
Prawidłowo przygotowana dokumentacja jest podstawą pozytywnej oceny wniosku. Jeżeli podczas oceny formalnej stwierdzimy braki i wezwiemy wnioskodawcę do ich usunięcia, to ważne jest żeby odpowiedzieć na to wezwanie zgodnie z udzielonymi przez nas wskazówkami i w wyznaczonym na to terminie.
Od 2021 r. prowadzimy szkolenia w formie webinarium dla płatników składek zainteresowanych udziałem w konkursie. Na naszej stronie internetowej jest też dostępny katalog odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości. Poza tym udostępniliśmy skrzynkę mailową konkurs@zus.pl, na którą można do nas zgłosić swoje pytania i otrzymać stosowne wyjaśnienia. Jesteśmy przekonani, że jeśli płatnik składek skorzysta z udostępnionych przez nas materiałów, ma szansę pozytywnie przejść przez całą procedurę konkursową.
Kiedy rusza następna edycja konkursu i ile będzie czasu na składanie wniosków?
Konkurs ogłaszamy raz w roku. Nie mogę jeszcze zdradzić terminu, ale chcielibyśmy, by stało się to w pierwszym kwartale 2025 r. Wiemy jak ważne jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji. Dlatego staramy się tak ogłosić konkurs, by przed rozpoczęciem naboru wniosków płatnicy składek mieli odpowiedni czas na zapoznanie się z dokumentacją konkursową i zgromadzenie wymaganych dokumentów. W najbliższej edycji chcielibyśmy, żeby było podobnie. Natomiast – zgodnie z wymaganiem ustawowym – okres naboru wniosków będzie trwał co najmniej miesiąc.
Wszystkie bieżące informacje na temat konkursu zamieszczamy na naszej stronie internetowej www. zus.pl/prewencja, a także w BIP https://bip.zus.pl/ konkurs-dofinansowanie-dzialan-platnika-skladek-na-poprawe-bezpieczenstwa-i-higieny-pracy.
Ponadto informację o ogłoszeniu konkursu rozpowszechniamy za pośrednictwem Biura Prasowego ZUS, w social mediach ZUS, w mediach o zasięgu krajowym i regionalnym. Komunikat ZUS przekazany PAP cytowany jest w stacjach telewizyjnych i radiowych, prasie, serwisach internetowych.
Serdecznie zapraszam do udziału w konkursie płatników składek, którym zależy na bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy dla ich pracowników. Wspólnie zapobiegajmy wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym. Prewencja jest drogą do bezpiecznego i zdrowego jutra!
[1] Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (DzU z 2022 r., poz. 2189, ze. zm.), zwana ustawą wypadkową.
