Lekcje z audytów zarządzania projektami
Kultura konkretu
„Produkcja to miejsce, gdzie wizje spotykają rzeczywistość. Nie ma tu miejsca na kompromisy.”
Produkcja to więcej niż branża. To sposób myślenia i życia. W audytach zarządzania projektami, które przeprowadzaliśmy, zauważyliśmy, że ludzie pracujący w zakładach produkcyjnych traktują to miejsce jako coś więcej niż pracę. Dlaczego? Bo produkcja nie tylko tworzy produkty – ona tworzy kulturę. Dziś opowiem Wam o tym, co odkryliśmy w pracy z firmami produkcyjnymi: ich mocnych stronach, wyzwaniach oraz potencjale do ulepszeń.
Mocne strony produkcji
“Inżynierowie to artyści rzeczywistości rozwiązywania namacalnych problemów.”
„Wiem, co robię, jestem inżynierem” – to postawa, którą często widzimy. Świadomość procesów i ich wpływu na organizację ułatwia wdrażanie myślenia projektowego. Nawet jeśli procesy nie są doskonałe, ta techniczna dyscyplina buduje solidną podstawę do działania.
Kolejną zaletą jest kontakt z rzeczywistością. W produkcji każda minuta zatrzymania maszyn kosztuje pieniądze. Widać tu namacalną świadomość kosztów i efektywności. Tę pragmatyczną perspektywę trudno znaleźć w branżach, gdzie nie ma „dotyku” produktu.
Dyscyplina to inny wyróżnik. Dowiezienie celu jest priorytetem. Nawet w firmach z mniej sprzyjającą kulturą organizacyjną dążenie do efektów pozostaje widoczne. Pracownicy wiedzą, że opóźnienia to nie tylko kłopot – to realne straty. Widać to szczególnie w projektach związanych z usprawnieniami czy wdrażaniem nowych technologii.
Wyboje na drodze: Wybrane wyzwania
„Nie brak danych jest problemem, ale brak działania, gdy masz ich choć trochę.”
Ale nie jest idealnie. Produkcja często cierpi na „instynkt plemienny”. Działy technologiczne, produkcyjne, utrzymania ruchu – każdy ma swoje cele i przepychanki między nimi bywają uciążliwe. „My już zrobiliśmy swoje, teraz wy sobie radźcie” – to postawa, która ogranicza potencjał współpracy i wydłuża czas realizacji projektów.
Innym wyzwaniem jest uczulenie na brak danych. Inżynierowie chcą konkretów. Gdy dostają mglisty projekt – „za dwa lata mamy coś wdrożyć” – pojawia się problem. Bez wyraźnych wytycznych projekt się zawiesza, a zespoły mają trudności z adaptacją do niepewności. Zrozumienie, że wstępne założenia bywają niepełne, wymaga zmiany myślenia.
Narzędzia to kolejny punkt zapalny. Decyzje o ich wyborze podejmuje zarząd, ale często kończy się to na rozwiązaniach, które są zbyt toporne dla technicznych użytkowników. Narzędzia z intuicyjnym interfejsem mogą zdziałać cuda, ale ich brak skutkuje frustracją i spadkiem zaangażowania.
Szanse czekające na wykorzystanie
„Nie ma czegoś takiego jak ‘miękkie umiejętności’. Są tylko nieprzemyślane sposoby
Produkcja ma ogromny potencjał – wystarczy drobna zmiana podejścia. Na przykład wspólne rozpoczęcie projektów z udziałem różnych działów. To ogranicza przepychanki, tworzy przestrzeń do lepszej współpracy i pozwala unikać błędów na wczesnym etapie.
Inżynierowie potrzebują konkretów, ale warto dawać im przestrzeń do własnych propozycji. Zamiast „zrób to za dwa lata”, lepiej zapytać: „Co możemy osiągnąć w tym czasie?”. Takie podejście buduje zaangażowanie i odpowiedzialność. Zespoły techniczne są w stanie zaproponować zaskakujące rozwiązania, jeśli dostaną jasne ramy działania.
No i wreszcie twardo wyrażone miękkie kompetencje. Zamiast mówić o „komunikacji w zespole”, lepiej dostarczyć konkretne narzędzia, np. do feedbacku czy rozwiązywania problemów. To przekłada się na realne efekty i pozwala unikać typowych błędów w komunikacji.
Zagrożenia, których warto unikać
„Nie ma czegoś takiego jak ‘miękkie umiejętności’ Są tylko narzędzia, które działają albo nie – wybieraj te, które przynoszą wyniki.”
Jednym z największych zagrożeń jest zmuszanie ludzi do działania poniżej ich wewnętrznego standardu jakości. Prototypowanie? Świetnie, ale trzeba to wyjaśnić. Inaczej demotywacja rozjedzie zespół, a projekty utkną w martwym punkcie.
Kolejną pułapką jest ignorowanie ergonomii narzędzi. Techniczni pracownicy dadzą sobie radę z niemal wszystkim, ale nie warto testować ich cierpliwości na archaicznych rozwiązaniach. To się zwyczajnie nie opłaca.
Tempo zmian również bywa problematyczne. Wrzucanie na zespoły zbyt wielu zadań, zanim są na to gotowe, może przepalić ich zaangażowanie. Proces musi być logiczny i wspierany przez system, który daje przestrzeń na zgłaszanie problemów.
Proste zasady na sukces
„Wszystko można uprościć, ale prostota wymaga precyzji i odwagi.”
- Prosty proces – bez zbędnych komplikacji, ale uwzględniający kluczowe etapy i decyzje.
- Przyjazne narzędzia – nawet Excel, jeśli jest dobrze zaprojektowany, może być wystarczający.
- Platforma komunikacji – miejsce, gdzie można zgłaszać problemy i szukać wsparcia.
- Zaangażowanie różnych działów od początku do – wspólny start projektów ułatwia uniknięcie pułapek silosowości, tak samo jak zobaczenie przez wszystkich efektu pracy całego zespołu.
Podsumowanie
„Prostota to nie brak ambicji. To najtrudniejszy do osiągnięcia rodzaj perfekcji.”
Produkcja to unikalne środowisko, które wymaga specyficznego podejścia do zarządzania projektami. Dyscyplina, świadomość kosztów i pragmatyzm to ogromne zalety. Ale aby w pełni wykorzystać ten potencjał, trzeba zniwelować silosowość, dać ludziom odpowiednie narzędzia i uprościć procesy. To styl życia, który może przynosić wyjątkowe rezultaty – jeśli tylko odpowiednio go zorganizujemy.
Informacja o autorze:
Mariusz Kapusta – ekspert, praktyk i pasjonat zarządzania projektami. Jego ponad 20-letnie doświadczenie obejmuje prowadzenie międzynarodowych projektów IT oraz opracowywanie i wdrażanie procesów zarządzania projektami w pełnym przekroju branż – od budowlanej, przez farmaceutyczną, po produkcyjną. Jest uznanym mówcą i mentorem w dziedzinie zarządzania projektami, przywództwa oraz narzędzi do zarządzania projektami. Prowadzi firmę doradczo-szkoleniową Leadership Center, która uczy jak rozpoczynać i kończyć z sukcesem projekty w świecie, w którym brakuje czasu, brakuje zasobów za to nie brakuje problemów. Wykładowca, trener i właściciel kanału na YouTube “Zarządzanie Projektami – Mariusz Kapusta”. Twórca metody 12 pytań KISS PM® i autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku”. Prywatnie pasjonuje się strzelectwem dynamicznym (praktycznym) i poszukiwaniem nowych ekstremalnych oraz intelektualnych wyzwań.
